Das LV des Auftraggebers kalkuliert gegen das Gebäude, das es beschreibt. Und danach Monat für Monat gegen das Angebot.
Vom eingegangenen Leistungsverzeichnis über die Kalkulation mit Mengen aus Begehung, Gebäudemodell und Betreiberpflichten, mit beziffertem Risiko je Preisart und Instandsetzungsregel, zum Angebot als GAEB X84. Nach dem Zuschlag läuft derselbe Auftrag Soll gegen Ist durch den Betrieb.
Kalkuliert wird auf das LV. Verdient oder verloren wird am Gebäude.
„Das LV sagt „Wartung Lüftung, 1 psch“. Wie viele Geräte das sind, sehen wir erst nach dem Zuschlag.“
„Kleinreparaturen bis 250 € sind im Preis. Was uns das im Jahr kostet, hat noch niemand ausgerechnet.“
„Der Tarif steigt, die Pauschale nicht. Dass die Marge weg ist, merken wir im Jahresabschluss.“
Pflichtenkataster, Gebäudeumgebung, LoD2, TGA-Erfassung und Dokumentanalyse rechnen hier zum ersten Mal zusammen.
Neun Schritte, vom LV des Auftraggebers bis zur nächsten Baseline.
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LV übernehmen
Das Leistungsverzeichnis des Auftraggebers kommt als GAEB-Datei oder als ganz normales Dokument: PDF, Word oder Excel, meist mit den übrigen Vergabeunterlagen in einem ZIP. Liegt es im Datenraum des Projekts, legt ein Klick die Kalkulation an; sonst zieht man es auf die Projektzeile. Aus einem Dokument liest die Plattform jede Position mit Ordnungszahl, Kurz- und Langtext, Menge, Einheit, Titel und Seite und legt sie zur Prüfung vor: Was ohne Menge oder Einheit dasteht, ist markiert, und erst die bestätigte Liste wird kalkuliert. Das ZIP wird ausgepackt, jede Unterlage liegt am Auftrag, die Positionen sind nach Losen und Gruppen geordnet. Jede Position wird dem Leistungskatalog nach GEFMA 200 zugeordnet, mit ihrer Kostengruppe nach DIN 18960, Leistungsart und Budgettyp, also demselben Katalog wie im Baselining und im Benchmark.
Ein Auftrag je Projekt, mit allen Unterlagen an einer Stelle, ob das LV als GAEB kommt oder als PDF.
Vom Projekt zum Auftrag: ein Klick öffnet die Kalkulation, die Sichtung zeigt Kerndaten, das LV mit 20 Positionen in drei Losen und alle Vergabeunterlagen am Auftrag. Ein LV als PDF: gelesen in Sekunden, jede Position mit Seite, Langtext und Bedarfsposition zur Prüfung; nach „Übernehmen“ steht die LV-Struktur mit ihren drei Titeln. - 2
Das Gebäude kennen, bevor man es betritt
Zu jeder Anschrift liefert die Plattform das Gebäude aus dem 3D-Modell der Länder (LoD2), die Umgebung, die Vegetation und die versiegelten Flächen aus dem Luftbild, das Flurstück und das Klima am Ort. Daraus kommen Fassaden- und Glasflächen, Außenanlagen und Winterdienst, bevor jemand vor Ort war. Und das Dach: Fläche und Neigung aus dem Gebäudemodell, flach oder geneigt; ob es begrünt ist, aus dem Luftbild; dazu Entwässerung und Absturzsicherung mit dem Prüftakt aus dem Pflichtenregister und die Räumungen auf dem Dach aus Schneedeckentagen und der Schneelastzone der Gemeinde.
Mengen für Außenanlagen, Glas und Dach, bis zur Dachbegrünung, ohne Begehung.
Walther-von-Cronberg-Platz 11 in Frankfurt im 3D-Modell, mit Bäumen und Sträuchern aus der Grünflächenanalyse. - 3
Flächen und Anlagen erfassen
Räume aus Grundriss, Flucht- und Rettungsplan oder DWG, jeder mit Nutzung und Fläche; die technischen Anlagen mit der App, das Typenschild fotografiert, die Anlage am richtigen Raum. Was erfasst ist, schlägt die Menge des LV, und jede Menge sagt, woher sie kommt: Begehung, Dokument, LV oder Schätzung. In der Kalkulation steht neben jeder erfassten Menge die des LV und die Abweichung in Prozent, und die Ansicht schaltet zwischen dem aktuellen Stand, dem LV allein und jedem gesicherten Stand.
Wo das LV „psch“ sagt, zählt die Plattform die Anlagen, die es tatsächlich gibt.
Das Untergeschoss im Grundriss mit seinen erfassten Anlagen, danach die Kostenindikation mit der erfassten Menge neben der Menge aus dem LV. 
Erfasst gegen LV: 2.148,9 m² Bürofläche aus der Begehung statt 2.400 m² (−10,5 %), fünf statt vier Lüftungsanlagen (+25 %), 338 statt 320 Prüfgeräte; rechts das Risiko je Position. Die Ansicht schaltet zwischen aktuellem Stand, nur LV und gesicherten Ständen. - 4
Kalkulieren, Position für Position
Reinigung aus Fläche, Turnus und Leistungswert mal einem Stundensatz, der aus Tariflohn und Zuschlägen gerechnet ist, mit der tariflichen Untergrenze. Technik aus den Betreiberpflichten der Anlagenart: Jede Pflicht nennt die Qualifikation, die sie verlangt (unterwiesene Person, befähigte Person, Elektrofachkraft, zertifizierte Person, Sachverständiger oder ZÜS), und gerechnet wird mit dem Kostensatz genau dieser Rolle: Stundensatz oder Pauschale, Anfahrt je Einsatz, Minuten je Anlage aus den Vorgaben oder aus gemessenen Checklisten, Abweichungen je Bundesland. Ein Termin ist ein Einsatz, auch wenn mehrere Pflichten auf ihn fallen. Wo eine Pflicht nur „nach Herstellervorgabe“ sagt, präzisieren die Herstellerangaben aus unserer Produktdatenbank sie, etwa die allgemeinen bauaufsichtlichen Zulassungen des DIBt. Daneben steht die Menge des LV, und die Abweichung ist sichtbar. Wer will, rechnet nur mit den LV-Mengen und vergleicht.
Jede Zahl nennt ihre Grundlage: Leistungswert, Pflicht mit Rolle und Satz, oder Marktsatz.
- Pflichtenwissen
- Kostenmodell
Die interne Kostenindikation je Position, Los für Los: Menge, Grundlage (Leistungswert, Pflichten oder Marktsatz) und Kosten im Jahr. - 5
Risiko beziffern: Preisart und Instandsetzung
Bei einer Pauschale trägt der Bieter die Mehrmenge, beim Einheitspreis wird sie zum Erlös. Die Plattform rechnet beides je Position aus der Erfassung, und eine Pauschale ohne Erfassung bleibt ein offenes Risiko, nie null. Dazu die Instandsetzung: Was Prüfung und Wartung zutage bringen, trägt je nach Vertrag der Bieter bis zu einer Grenze je Fall, darüber ist es Nachtrag. Mit einer Reparaturrate je Anlagenart wird daraus eine Zahl für das Risiko und eine für den Nachtragsumsatz. Nach dem Zuschlag steht die Regel im Vertrag und ist gesperrt; geändert wird sie nur über einen Change Request.
Risiken und Chancen werden nie miteinander verrechnet.
- Pflichtenregister
- Kostenmodell
Bis 250 € je Fall trägt der Bieter, höchstens 5.000 € im Jahr: je Anlagenart Fälle, Risiko und Nachtragsumsatz, hier 2.767 € Risiko gegen 41.621 € Nachtragsumsatz im Jahr. - 6
Deltas: was im LV fehlt
Das Pflichtenregister wird gegen das LV gestellt. Was verbindlich ist und nicht beauftragt wird, ist ein Haftungsthema des Auftraggebers und ein Gesprächsanlass; was der Bestand verlangt und das LV nicht nennt, ist Nachtragspotenzial; was nicht zusammenpasst, wird eine Bieterfrage.
Aus derselben Rechnung wie die Kalkulation, nicht aus einer zweiten Liste.
Haftungsthemen, Nachtragspotenziale und offene Fragen, jedes mit Anlagenart, Ort, Termin und Prüferrolle. - 7
Angebot, GAEB X84 und Angebotskonzept
Gemeinkosten, Management Fee, Wagnis und Gewinn über der Kostenbasis ergeben den Angebotspreis. Das Angebot entsteht in der eigenen Word-Vorlage, mit dem LV zu Angebotspreisen. Kam das LV als GAEB, gibt es dazu die X84: das eingelesene LV des Auftraggebers mit den eigenen Einheitspreisen, gegen das offizielle GAEB-Schema geprüft. Für die Konzeptteile des Angebots, etwa Reinigungs-, Wartungs- oder Mobilisierungskonzept, erzeugt ein eigenes Prompt-Werkzeug Abschnitte als Word-Dokument oder PowerPoint-Folien, gegen euren bisherigen Angebotsbestand im Datenraum: frühere Konzepte, Angebote und Referenzen. Den Prompt schreibt ihr selbst, das Ergebnis bearbeitet ihr wie jedes Dokument. Der Stand der Kalkulation zum Zeitpunkt der Abgabe wird eingefroren.
Der Stand „angeboten“ ist später das Soll.
Vom Kostenbudget zum Angebotspreis, dann der Angebotsreiter: eigene Vorlage, Basisdokument, X84 und die finale Fassung. - 8
Im Betrieb: Soll gegen Ist
Nach Zuschlag und Mobilisierung läuft der Auftrag Monat für Monat gegen das Soll aus dem Angebot. Die Löhne werden aus der Kalkulation fortgeschrieben, mit dem aktuellen Tarif und dem aktuellen Bestand, ein abgelaufener Monat wird eingefroren. Reparaturrechnungen kommen über den Datenraum, eine XRechnung ohne Handgriff; jede Rechnungszeile wird nach der Vertragsregel eingestuft: tragen wir, oder Nachtrag an den Auftraggeber, und der Nachtrag wird mit einem Klick ein Change Request. Laufen die Reparaturen anders als kalkuliert, schlägt die Plattform vor, die Reparaturraten im Kostenmodell anzupassen.
Tariferhöhung, Mehrmenge und Reparaturen werden sichtbar, bevor der Jahresabschluss sie zeigt.
- Dokumentanalyse
- Wartung und Mängel
Der Auftrag im Betrieb: Umsatz Soll, Kosten Soll und Ist kumuliert über das Jahr, darunter die Reparaturrechnungen Zeile für Zeile eingestuft, tragen wir oder Nachtrag, mit angelegtem Change Request. - 9
Den Vertrag führen: Re-Baselining, Change Requests, Savings
Ein integrierter FM-Vertrag wird über seine Baseline gesteuert: Service Delivery und Management Fee, jedes Jahr neu gefasst. Die Überleitung vom Vorjahr ist typisiert, nicht eine Zahl: Inflation, Tariferhöhung, Mindestlohn, Volumenänderung, Neuklassifizierung, Rechtsänderung, Change Requests, Savings und Einmaleffekte, jede Anpassung mit Betrag, Kategorie und Beleg. Ein Change Request zählt erst genehmigt und nur im Fenster der Fassung (Februar bis Januar). Savings werden nach ihrer Wirkung geführt: wiederkehrend senken sie die Baseline dauerhaft, einmalig müssen sie im Folgejahr neu erbracht werden, außerhalb der Baseline werden sie gemeldet, aber nie vom Plan abgezogen; dazu, ob sich das Service-Level ändert und der Kunde zustimmen muss, und ob es eine Kostensenkung oder eine vermiedene Ausgabe ist. Die Pipeline läuft gegen das Einsparziel des Jahres. Je Subunternehmer eine Karte mit Volumen, Vertrag, Bewertung und Prüfungen.
Die Baseline des nächsten Jahres entsteht aus der Überleitung, nicht aus einer neuen Tabelle.
Die Nachträge aus den Reparaturrechnungen als Change Requests: eingereicht, auf die Fassung wirken sie erst genehmigt.
Alle Videos und Bilder aus dem Demo-Mandanten: erfundene Unterlagen und Beträge, Lieferanten unkenntlich, Rechnungen als DEMO-BELEG gekennzeichnet.
Die einzelnen Bausteine gibt es. Die Kette gibt es nicht.
Reinigungsprogramme rechnen Fläche mal Leistungswert, Bau-AVA liest GAEB und gibt X84 ab, CAFM-Systeme verfolgen die Marge nach dem Zuschlag. Wie ein integrierter Vertrag über die Laufzeit gesteuert wird, mit Re-Baselining, Change Requests und Savings, steht in Excel und Reporting, getrennt von der Kalkulation, aus der das Angebot kam. Für die Technik fanden wir kein Werkzeug, das Aufwände aus Betreiberpflichten ableitet, und keines, das Risiko nach Preisart oder Instandsetzungsregel beziffert. Dort rechnen Kalkulatoren in Excel. Schreibt uns unter info@the-real-insight.ai, wenn ihr andere Erkenntnisse habt.
| Baustein | Im Markt | Hier |
|---|---|---|
| Reinigung: Fläche × Leistungswert × Stundensatz | verbreitet, in günstigen Branchenprogrammen | dazu der Stundensatz aus Tariflohn und Zuschlägen, mit Untergrenze für die Preisprüfung |
| Technik aus Betreiberpflichten je Anlagenart und Land | nicht gefunden; gerechnet wird in Excel oder Bau-AVA | aus dem Pflichtenregister, mit Turnus und der Qualifikation, die die Pflicht verlangt |
| Kostensätze je Rolle und Qualifikation (befähigte Person, Elektrofachkraft, Sachverständiger, ZÜS) | nicht gefunden; ein Wartungssatz je Anlage oder je Gewerk | Stundensatz oder Pauschale, Anfahrt, Minuten je Anlage, je Bundesland |
| Raumbuch und Anlagen aus Begehung und Plänen | Raumbuch per KI bei einzelnen Reinigungsprogrammen | aus Grundriss, Fluchtplan, DWG und App, mit Quelle je Menge |
| Kalkulationsstände (LV, gesichert, angeboten) | nicht gefunden; Bau-AVA kennt Versionen, keine Erfassung | eingefroren bei LV-Import, auf Knopfdruck und bei der Abgabe |
| Risiko nach Preisart und Instandsetzungsregel | als Methode in Leitfäden, nicht in Software | je Position beziffert, Risiko und Nachtragsumsatz getrennt |
| Deltas zum LV: Haftung, Nachtrag, Klärung | nicht gefunden | Pflichtenregister gegen LV, aus derselben Rechnung |
| Angebotsabgabe als GAEB X84 | Bau-AVA | das Original-LV mit Angebotspreisen, schemageprüft |
| LV als PDF, Word oder Excel statt GAEB | meist nur GAEB oder eine feste Excel-Vorlage | jede Position mit Seite gelesen, geprüft, dann kalkuliert |
| Angebotskonzept aus dem eigenen Angebotsbestand | Textbausteine in Word | eigener Prompt gegen frühere Konzepte und Angebote, als Word-Abschnitt oder PowerPoint |
| Soll gegen Ist nach dem Zuschlag | Stunden oder Marge, je in einem Produkt | Löhne fortgeschrieben, Reparaturrechnungen nach Vertragsregel eingestuft |
| Re-Baselining mit typisierter Überleitung (Inflation, Tarif, Mindestlohn, Volumen, Neuklassifizierung) | nicht als Teil der Kalkulation gefunden; Überleitung in Excel | jede Anpassung mit Betrag, Kategorie und Beleg, die Fassung N aus N−1 |
| Change Requests mit Wirkung auf die Baseline | Formular und Freigabe, getrennt von der Kalkulation | zählt genehmigt im Fenster der Fassung; ein Nachtrag aus einer Reparatur ist ein Klick |
| Savings: wiederkehrend, einmalig, außerhalb der Baseline; contingent oder nicht | Dashboards im Reporting, getrennt von der Kalkulation | Pipeline gegen das Einsparziel, mit Wirkung auf die nächste Baseline |
Stand der Recherche: November 2026, überwiegend aus Herstellerangaben.
Was ihr vorab wissen wollt.
Für wen ist das?
Für FM-Dienstleister, die auf ein LV eines Auftraggebers anbieten: Reinigung, technischer Betrieb oder beides als integrierter Auftrag. Die Gegenseite, der Auftraggeber mit seinen Rechnungen und seiner Baseline, ist das FM-Baselining.
Und wenn der Auftraggeber kein GAEB schickt?
Dann kommt das LV als PDF, Word oder Excel. Die Plattform liest jede Position mit Seite und legt sie zur Prüfung vor; erst was ihr bestätigt, wird kalkuliert. Eine X84 gibt es nur zu einem GAEB-Original, das Angebot geht dann als Dokument aus eurer Word-Vorlage.
Brauchen wir eine Begehung, bevor wir rechnen können?
Nein. Die Kalkulation rechnet sofort mit den Mengen des LV und mit dem, was die Plattform über das Gebäude weiß. Jede Begehung, jedes Dokument und jede erfasste Anlage ersetzt dann eine Menge, und der Unterschied zum LV ist das Risiko oder die Chance.
Woher kommen Leistungswerte, Sätze und Reparaturraten?
Aus einem Kostenmodell, das ihr pflegt: Rollen und Löhne je Bundesland, Zuschläge, Leistungswerte der Reinigung, Sätze für Wartung und Prüfung, Reparaturraten je Anlagenart. Für Reparaturraten gibt es keine Vorgaben; bis ihr eine setzt, bleibt das Risiko offen statt null.
Was ist mit Rollen und Freigaben?
Die Phasen des Auftrags haben feste Kriterien, der Wechsel bleibt ein Klick eines Menschen. Rollen und Freigabe-Workflows für Kalkulation und Angebot sind der nächste Ausbauschritt.
Sieht jemand unsere Preise?
Nein. Kalkulation, Kostenmodell und Angebote liegen in eurem Mandanten. Von uns kommen das Pflichtenwissen, das Gebäude- und Standortwissen und das Register der Unternehmen.
Bringt ein LV mit, auf das ihr gerade anbietet. Wir zeigen euch, was darin steckt.
30 Minuten, an einem Objekt eurer Wahl. Unverbindlich. Fragen vorab? Schreibt uns.